Microsoft Word je jedním z nejpoužívanějších nástrojů na počítačích, protože je užitečný nejen pro psaní dokumentů, ale lze s ním vytvářet i mnoho dalších věcí, například PDF. Dalším z jeho využití je však možnost snadného vytváření organizačních schémat.
Tyto grafy vám to umožňují představují strukturu společnosti, hierarchii v rámci projektu nebo jakoukoli potřebu že máte, ve kterém je mezi několika úrovněmi vytvořen vztah moci nebo podřízenosti. Ale jak to uděláte? Vysvětlíme vám to krok za krokem, abyste neměli žádné problémy (i když mějte na paměti, že každá verze Wordu se může lišit).
Co je organizační schéma a k čemu slouží?
Než vám poskytneme pokyny, jak vytvořit organizační schéma ve Wordu, musíte pochopit, co je organizační schéma. Toto je a vizuální reprezentace organizační nebo hierarchické struktury skupiny, společnosti, projektu atd.
Představte si například třídu. Tato skupina je tvořena dětmi, ale je zde jedno, které zastává funkci zástupce třídy, a druhé, které zastává pozici podzástupce.
Organizační schéma by odráželo delegáta na první úrovni. Subdelegát by byl na druhém stupni a všichni ostatní studenti by šli na třetí a závěrečný stupeň.
Využití organizačního schématu jsou různá, ačkoli to hlavní obvykle souvisí s reprezentací hierarchie společnosti. Totéž se však může odrazit i v pracovním týmu, projektu atp.
Jak vytvořit organizační diagramy ve Wordu krok za krokem
Pokud máte Word, pravděpodobně víte, jak jej používat. Možná jste však nikdy neuvažovali o možnosti vytvářet organizační schémata. Pokud ano, jakmile budete mít program otevřený s novým dokumentem, Musíte přesunout kurzor na kartu vložení, kterou najdete na panelu nástrojů. Uvidíte, že se otevře nabídka a tam musíte hledat a klikněte na "SmartArt". Tento nástroj vám umožní vkládat organizační schémata a grafy.
Na této kartě také uvidíte kategorii „Hierarchie“, která určuje, kdy chcete vytvořit graf související s pořadím výkonu nebo funkcí. Musíte si vybrat design, který vám nejlépe vyhovuje, a jakmile ho budete mít, klikněte na tlačítko Přijmout.
Nyní budete mít organizační schéma, ale ještě není kompletní. Chcete-li to provést, budete muset přidat a upravit položky. To znamená přidání dalších úrovní nebo polí v různých úrovních.
Pokud chcete upravit stávající, stačí kliknout na každý z nich a zadat informace, které chcete přidat. Pokud však chcete přidat další úrovně, je nejlepší vybrat políčko a přejít na možnosti návrhu v rámci nástrojů SmartArt. Zde budete mít přidat tvar, který přidá nové rámečky; stoupat nebo klesat pro změnu tohoto rámce na vyšší nebo nižší úroveň; a design, který upravuje obecnou strukturu organizačního schématu.
Nakonec máte kartu Formát, která vám to umožní změnit barvy, okraje a styly rámečků. To vám dá velký manévrovací prostor, protože to můžete udělat vizuálněji, takže na první pohled pochopíte pořadí lidí, kteří tvoří projekt, na kterém pracujete. Jen dávejte pozor, abyste jej nepřetížili nebo nepoužili výrazné barvy, protože to může znesnadnit čtení nebo při tisku způsobit, že výsledek nebude mít očekávaný výsledek. Jakmile budete hotovi, stačí dokument uložit.
Poradíme vám uložit ve formátu Word nebo PDF nebo podobném formátu. Tímto způsobem můžete mít kopii pro případ, že ji potřebujete upravit, aniž byste to museli dělat znovu.
Zpočátku to může být trochu složité, zejména přidávání úrovní a vytváření podobných dlaždic. Mějte však na paměti, že můžete také použít zkratky pro kopírování a vkládání k duplikování snímků, které jste již vytvořili.
Proč vytvářet organizační diagramy ve Wordu
Nyní, když máte kroky, je čas cvičit, dokud nedosáhnete požadovaného výsledku. Jistě jste však viděli, že existují i jiné aplikace a nástroje, které tyto organizační schémata vytvářejí, jako např Plátěné pouzdro, Například. Proč tedy zvolit Word před nástrojem více zaměřeným na design?
Jednou z hlavních výhod používání Wordu namísto jiného nástroje je jeho dostupnost.. Mnoho lidí má přístup k Wordu a ví, jak jej používat, takže naučit se vytvářet organizační schéma nebude vůbec těžké.
Je to však také proto, že jej můžete rychle upravovat a upravovat, stejně jako integrovat do jiných dokumentů.
Troufáte si na vytváření organizačních schémat ve Wordu?